Ein Mitarbeiter in einer Gemeinde im Kanton Freiburg soll gemäss Online-Berichten in der Berner Zeitung während 14 Jahren 5.8 Millionen Schweizerfranken veruntreut haben. Wie kann so etwas möglich sein? Wie konnte das während 14 Jahren unbemerkt bleiben?
Von solchen Fällen höre ich ab und zu, was mich dazu bewegt, mich entsprechend zu äussern, damit das vermieden werden kann.
Fakt ist: Nicht alle Kantone in der Schweiz verlangen von Gesetzes wegen, dass Gemeinden ein Internes Kontrollsystem (IKS) implementieren. Und in Kantonen mit IKS-Obligatorium wird die Einführung bei etlichen Gemeinden schleppend umgesetzt. Ob die betroffene Gemeinde ein IKS eingeführt hatte, weiss ich nicht.
Ein IKS vermindert betrügerische Handlungen
Selbstverständlich ist mir auch bewusst, dass wenn zum Beispiel zwei Mitarbeitende zusammenspannen, weiterhin die Möglichkeit besteht, im IKS definierte Kontrollen zu umgehen. Meine Erfahrung zeigt mir aber auf, dass mit der Einführung eines gelebten und verbindlichen IKS die Hemmschwelle für solch betrügerische Handlungen deutlich höher wird und das Kontrollbewusstsein insgesamt steigt. Also ein positiver Effekt für die Gemeinde.
Folgenden Satz höre ich immer wieder: «Die IKS-Einführung hat bei uns nicht erste Priorität, wir haben andere Projekte, welche vorgängig umzusetzen sind». Und genau hier sollte meiner Meinung nach angesetzt werden, damit solche Betrugsfälle verhindert werden. Aus der Praxis weiss ich, dass beispielsweise die Funktionentrennung nicht überall konsequent beachtet wird, oder aufgrund der Gemeindegrösse nicht einfach umzusetzen ist.
Mit der Einführung eines IKS kann konkret vermieden werden, dass die gleiche Person zum Beispiel Kreditoren erfassen und gleichzeitig die Zahlung der Rechnungen im E-Banking mittels Einzelunterschrift auslösen kann. Bei dieser fehlenden Funktionentrennung ist es grundsätzlich möglich, private Rechnungen über die Gemeinde zu bezahlen, ohne dass dies sofort auffällt.
Auch sollten zum Beispiel im Personalbereich Mutationen der Stammdaten regelmässig kontrolliert werden. Wird eine solche Kontrolle im IKS nicht definiert, besteht das Risiko, dass beispielsweise der Personalverantwortliche den vertraglich vereinbarten Lohn eines Arbeitskollegen in Eigenregie in den Stammdaten anpasst, ohne dass dies bemerkt wird.
Bedeutung des IKS für Gemeinden erkennen
Ich kann noch etliche Beispiele nennen, die einen Betrug einfach möglich machen. Der krasse Betrug in der oben erwähnten Gemeinde zeigt die Wichtigkeit eines gelebten, verlässlichen und verbindlichen IKS auf. Den Mitarbeitenden einer Gemeinde muss das IKS bekannt sein, ebenso die Vorteile wie Unterstützung bei der Rechenschaftspflicht, Schutz des Gemeindevermögens etc.
Dem Gemeindevorstand als verantwortliche Instanz für die IKS-Einführung sollte die Wichtigkeit eines gelebten und wirksamen IKS bewusst sein. Ich und meine Kollegen setzen uns dafür ein, dass solche Betrugsfälle vermieden werden.
