Coaching und Beratung für Gemeinden: Ihr Mehrwert, unser Angebot

Die Aufgaben einer Gemeinde sind sehr vielfältig und interessant. Der breite Aufgabenbereich sowie regelmässig neue gesetzliche Vorgaben stellen aber auch eine Herausforderung für Gemeindebehörden und insbesondere für die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung dar.

Neben der Bewältigung der wiederkehrenden Gemeindeaufgaben bleibt oft zu wenig Zeit, um einmalige Projekte – wie den Aufbau eines zielgerichteten internen Kontrollsystems (IKS) oder die Umsetzung von Projekten in der Rechnungslegung – zeitnah umzusetzen.

Curia unterstützt Sie gerne bei solchen Projekten sowie bei ­wiederkehrenden Dienstleistungen und temporären Einsätzen.

Ein Kontrollsystem, das sich bewährt

Bereits heute bestehen in den Gemeinden viele Massnahmen, die dazu dienen, den zuverlässigen Ablauf der Geschäftstätigkeit und die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Vorgaben sicherzustellen, ebenso Fehler und Missbräuche zu vermeiden und das Vermögen zu schützen.

Neu ist für die meisten Gemeinden die gesetzliche Anforderung, die bereits etablierten Sicherungs- und Kontrollmassnahmen systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Die vom Kanton Graubünden geforderte Einführung eines IKS verlangt von den Gemeinden eine rechtzeitige und zielgerichtete Umsetzung.

Dank Vorabklärungen mit dem Amt für Gemeinden des Kantons Graubünden und unserer IKS-Erfahrung in anderen regulierten Branchen haben wir das CURIA-IKS für Gemeinden entwickelt. Es zeigt sich, dass es zielführend ist, sich stets auf die wesentlichen finanziellen Schlüsselrisiken und die Bedürfnisse der Gemeinde zu fokussieren, damit ein für die jeweilige Gemeinde angemessenes und nützliches IKS resultiert.

Unser erprobter Vorschlag für das Vorgehen ist grundsätzlich für alle Gemeinden identisch und kann in sechs Schritte zusammengefasst werden, welche nach ihren Bedürfnissen bearbeitet werden:

1. Schritt: IKS-Grundlagen schaffen (Grundlagenkonzept)
2. Schritt: Bestimmung übergeordneter Kontrollen (Kontrollumfeld)
3. Schritt: Bestimmung wesentlicher Gemeindeprozesse
4. Schritt: Risikobeurteilung (Risiken ermitteln und gewichten)
5. Schritt: Bestimmung Schlüsselkontrollen und deren Kontrollnachweise
6. Schritt: Überwachung, Dokumentation und Berichterstattung (Risikobericht)

Die IKS-Einführung ist zwar mit Arbeitseinsatz und einigem Koordinationsaufwand verbunden, der Nutzen aber ist vielseitig. Doch wie sieht der Nutzen genau aus?

Mehrere Gemeinden haben mit unserer Unterstützung bereits ein massgeschneidertes IKS eingeführt. Die Rückmeldungen der ­involvierten Gemeindevertreter ­und unsere IKS-Erfahrung stellen den Mehrwert des CURIA-­IKS unter Beweis.

10 Gründe sprechen für das CURIA-IKS mit Mehrwert für Ihre Gemeinde.

Das CURIA-IKS

1. Unterstützt die Erreichung der Gemeindeziele
2. Schafft Vertrauen bei Behörden/Steuerzahlern/Bürgern
3. Unterstützt die Führung in ihrer Rechenschaftspflicht
4. Stellt Prozessabläufe sicher
5. Gewährleistet die Zuverlässigkeit und Verlässlichkeit der Finanz- und Führungsinformationen
6. Schützt das Gemeindevermögen
7. Trägt dazu bei, Rahmenbedingungen einzuhalten
8. Verhindert, vermindert und deckt Fehler auf
9. Stellt die Vollständigkeit und Zuverlässigkeit der Buchführung sicher
10. Vermindert das Korruptionsrisiko und Missbräuche

Ein Mehrwert: Das Projekt- und interimsmanagement

Neben den wiederkehrenden Gemeindeaufgaben wird die Verwaltung auch mit der Umsetzung von Projekten beauftragt. Oftmals fehlen hier die personellen Ressourcen oder möglicherweise auch Fachkenntnisse für eine zielgerichtete und zeitnahe Umsetzung dieser Aufträge.

Dank unserer Erfahrung im Projektmanagement können wir Sie hier unterstützen, indem wir beispielsweise die Projektkoordination und -organisation übernehmen und zusammen mit Ihnen die Umsetzung vorantreiben wie zum Beispiel:

• Aufbau von Controlling-Systemen
• Beratung bei Umsetzung und Nutzung von Kostenrechnungen
• Unterstützung bei Überarbeitung von Prozessabläufen
• Begleitung bei Ausgliederung/Umwandlung von gemeindeeigenen Betrieben (Elektrizitätswerk, Sportstätten etc.)

Kurzfristige Personalengpässe aufgrund von Fluktuation oder Unfall/Krankheit sind insbesondere bei Gemeindeverwaltungen schwierig zu bewältigen. Die Einarbeitung von Aushilfspersonal in die Besonderheiten der Gemeindebuchhaltung kann aufwendig sein. Hier kann Curia erfahrene Mitarbeitende ad interim zur Verfügung stellen.

Wenn die neue Rechnungslegung (HRM2) zu Fragen führt

Schweizweit wird die Rechnungslegung im öffentlichen Sektor dem harmonisierten Rechnungslegungsmodell 2 (HRM2) angepasst. Auch der Kanton Graubünden schreibt vor (Finanzhaushaltsgesetz, FHG), dass die Gemeinden ihre Rechnungslegung auf HRM2 umstellen müssen. Die Jahresrechnung wird ergänzt um eine dreistufige Erfolgsrechnung, eine Geldflussrechnung und einen erweiterten Anhang.

Vor allem in den ersten Jahren nach diesem neuen Rechnungslegungsstandard kann es zu Praxisfragen kommen, welche vertiefte Abklärungen benötigen. Aus der Umstellung des Rechnungslegungsstandards resultieren auch verschiedene Projekte, wie zum Beispiel Aufbau einer Anlagebuchhaltung oder Implementierung einer Finanzplanung, welche umzusetzen sind.

Mehrwerte generieren bei der Gemeinderevision

Die Vorgaben für eine externe Revisionsstelle zur Prüfung von Jahresrechnungen der öffentlichen Hand sind kantonal sehr unterschiedlich geregelt.

Curia erfüllt die Voraussetzungen, um Prüfungen von Gemeinderechnungen und Zweckverbänden nach den Schweizer Prüfungsstandards (PS) in Verbindung mit dem Schweizer Prüfungshinweis PH 60 «Prüfung und Berichterstattung des Abschlussprüfers einer Gemeinderechnung» durchzuführen. PH 60 berücksichtigt die Besonderheiten von Jahresrechnungen des öffentlichen Sektors.

In der Regel trägt die Geschäftsprüfungskommission (GPK) der Gemeinde die Verantwortung für die Prüfung der Jahresrechnung. In Übereinstimmung mit der Gemeindeordnung kann die Prüfung der Jahresrechnung an eine externe Revisionsstelle übertragen werden. Aufgrund dieses Auftragsverhältnisses ist es uns sehr wichtig, eine klare inhaltliche Aufgabenabgrenzung zwischen der Curia und der GPK zu vereinbaren. Zusätzlich zum reinen Prüfauftrag bieten wir Ihnen einen Mehrwert in Form eines Management-Letters. Diese Berichterstattung ist grundsätzlich an die GPK und an den Gemeinderat gerichtet und enthält zusätzliche Informationen, Feststellungen und Empfehlungen zur Prüfung wie auch zu buchhalterischen, organisatorischen, rechtlichen oder wirtschaftlichen Gestaltungsfragen der Gemeinde.

Ein Mehrwert: Das Coaching von Gemeindevertreterinnen und -Vertretern

Für die Mitglieder der GPK sind Kenntnisse der finanziellen Abläufe sowie des Aufbaus der Rechnungslegung der Gemeinde unabdingbar. Auch die Gemeinderäte sollten hier ­sattelfest sein, selbst wenn das Departement «Finanzen» nicht ihnen unterstellt ist.

Oftmals haben neu gewählte Gemeindepolitiker/-innen in verschiedenen Bereichen gute Kompetenzen und grosse Erfahrung, aber bezüglich des finanziellen Aufbaus der Gemeinderechnung und des Wechselspiels mit ihrem Departement fühlen sie sich unsicher. Hier bieten wir ein Coaching der GPK und weiterer Gemeindevertreter/-innen an.

Wir erläutern den Aufbau der Rechnungslegung im öffentlichen Sektor und die Bestandteile der Jahresrechnung und des Budgets. Weiter gehen wir zum Beispiel auf die markanten Unterschiede zwischen einer Gemeinderechnung und der Rechnungslegung in der Privatwirtschaft ein. Gerne können wir mit Ihnen konkrete Anliegen oder Praxisfälle individuell oder im Rahmen eines Seminars besprechen.