Die Experten im Gemeindewesen

Die Curia kennt sich mit Aufgaben, Abläufen und Prozessen innerhalb des Gemeindewesens aus, dies aufgrund langjähriger Erfahrung. Umfassend, gezielt und aus diversen Blickwickeln werden Gemeinden von Experten unterstützt.

Ob eine Rechnungsprüfung ansteht, kurzfristig Personal benötigt wird oder das Controlling-System eingeführt oder überprüft werden muss, die Curia-Experten haben ein vertieftes Fachwissen im Gemeindewesen. Nachfolgend ein paar Themen:

Prüfung

Veränderte Rechnungslegungsvorschriften (HRM2) haben die Komplexität von Jahresrechnungen von Gemeinden und anderen öffentlich-rechtlichen Anstalten in den letzten Jahren erhöht. Umso wichtiger ist es, dass die Geschäftsprüfungskommission (GPK) die Rechnungsprüfung an eine externe Prüfstelle delegieren kann.

Der Kanton Graubünden kennt (noch) keine zwingende Regelung für die Qualifikation einer externen Prüfstelle. Als Mitglied von EXPERTsuisse ist Curia an die Qualitätsstandards dieses Schweizer Branchenverbands gebunden.

Jede Prüfung erfolgt deshalb in Übereinstimmung mit den Schweizer Prüfungsstandards (PS) in Verbindung mit dem Schweizer Prüfungshinweis «PH 60 Prüfung und Berichterstattung des Abschlussprüfers einer Gemeinderechnung». So werden wir den Besonderheiten von Jahresrechnungen des öffentlichen Sektors gerecht.

Wichtig ist für uns die klare Kommunikation mit dem Gemeindevorstand und mit der Geschäftsprüfungskommission. Die Aufgabenteilung wird jeweils klar definiert, um Erwartungslücken zu vermeiden. Üblicherweise wird die Rechnungsprüfung an die externe Prüfstelle übertragen; die Geschäftsprüfung wird von der GPK durchgeführt. Je nach Auftragsvereinbarung übernehmen wir als externe Prüfstelle auch weitere Aufgaben wie Geschäftsprüfungen oder Schwerpunktprüfungen.

Beratung, Support und Coaching

Kurzfristige Personalengpässe – etwa aufgrund von Unfällen oder Krankheiten von Mitarbeitenden – sind für Gemeindeverwaltungen schwierig zu bewältigen. Die Einarbeitung von Aushilfspersonal in die Besonderheiten der Gemeindebuchhaltung kann aufwendig sein.

In solchen Fällen stellen wir den Gemeinden erfahrene Mitarbeitende ad interim zur Verfügung. Beispielsweise verfügt die Curia-Mitarbeiterin Nadia Allemann über Arbeitserfahrung als Gemeindeschreiberin (Leiterin Gemeindeverwaltung, Finanzen, Bauamt, Sozialamt). Nadia Allemann kann dank ihren vertieften praktischen Kenntnissen eine Gemeinde rasch und in verschiedenen Bereichen unterstützen.

Eine Gemeinde hat nicht nur wiederkehrende Aufgaben zu erfüllen, sondern zuweilen auch besondere Projekte umzusetzen. Dafür fehlen oft personelle Ressourcen und möglicherweise auch Fachkenntnisse. Dank unserer Erfahrung im Projektmanagement können wir sie hier optimal unterstützen. Beispielsweise können wir die Koordination und Organisation von folgenden Projekten übernehmen:

• Aufbau von Controllingsystemen (z. B. Finanzplan),
• Unterstützung bei Überarbeitung von Prozessabläufen,
• Begleitung bei Ausgliederung / Umwandlung von gemeindeeigenen Betrieben (Elektrizitätswerk, Sportstätten usw.),
• Begleitung beim Aufbau interkommunaler Kooperationen.

Auch bei der Evaluation und Umsetzung von möglichen Gemeindefusionsprojekten können wir sie kompetent und mit Erfahrung unterstützen. 

Als weitere Dienstleistung bieten wir Coachings für GPK-Mitglieder und Gemeindevertreter/-innen an. Zudem besteht die Möglichkeit, individuelle Anliegen mit uns im Sinne einer Beratung zu besprechen.

Gemeindevertreter/-innen führen ihre Aufgabe oft im Nebenamt aus. Obwohl sie in verschiedenen Bereichen gute Kompetenzen und grosse Erfahrung aufweisen, können sie sich anfangs unsicher fühlen bezüglich des Aufbaus der Gemeinderechnung und des Wechselspiels mit ihrem Departement. Wir gehen hier auf die Bestandteile der Gemeinderechnung, auf die Rechnungslegung nach HRM2 und auf ihre konkreten Anliegen oder Praxisfälle ein.

Internes Kontrollsystem

Neben der Bewältigung der wiederkehrenden Gemeindeaufgaben bleibt oft wenig Zeit, um einmalige Projekte – wie den Aufbau eines zielgerichteten internen Kontrollsystems (IKS) – zeitnah umzusetzen.

Wir unterstützen die Gemeinden gerne beim Aufbau des gesetzlich vorgeschriebenen IKS. Dank unseren Vorabklärungen und unserer IKS-Erfahrung in anderen regulierten Branchen haben wir das CURIA-IKS für Bündner Gemeinden entwickelt. Mehrere Gemeinden haben mit unserer Unterstützung bereits ein massgeschneidertes IKS eingeführt. Die Rückmeldungen der involvierten Gemeindevertreter und unsere IKS-Erfahrung stellen den Mehrwert des CURIA-IKS unter Beweis.

Wie funktioniert die Gemeindeberatung in der Praxis? Beispiele hierzu finden Sie hier.

Beispiele aus der Praxis

In der Gemeindeberatung und der Prüfung von Jahresrechnungen von Gemeinden ergeben sich immer wieder spezielle Sachverhalte und Fragestellungen. Nachfolgend finden sich einige ausgewählte Fälle sowie unsere Empfehlungen.

1. Beispiel: Werterhaltende Investitionen

In der Finanzhaushaltsverordnung für die Gemeinden (FHV, BR 710.200) des Kantons Graubünden wird in Art. 12 die Aktivierungsgrenze für die Investitionsrechnung festgelegt. Die liegt z. B. für Gemeinden mit über 1 000 bis 5 000 Einwohnern bei CHF 50 000.–. Oft werden deshalb alle Investitionen über dieser Aktivierungsgrenze über die Investitionsrechnung erfasst.

Handelt es sich bei den Investitionen – auch wenn diese CHF 50 000.– übersteigen – um ordentlichen und periodischen Unterhalt sowie um Instandstellung, welche die Nutzung der Anlagen im Rahmen der Nutzungsdauer und des Nutzungsumfanges sicherstellen, sind diese Kosten in der Erfolgsrechnung zu verbuchen. Es handelt sich dabei um werterhaltende Investitionen (Erfolgsrechnung) und nicht um wertvermehrende Investitionen (Investitionsrechnung).

Wir stellen fest, dass vielfach nur die Aktivierungsgrenze als Kriterium für die Erfassung in der Investitionsrechnung herangezogen wird. Dies kann zur Folge haben, dass Kosten aktiviert werden, die gar nicht zu einer Wertsteigerung der Anlage führen.

Wir empfehlen, bei jeder Investition – auch wenn diese die Aktivierungsgrenze gemäss Art. 12 FHV übersteigt – zu prüfen, ob diese wirklich zu einem Mehrwert führt und somit in der Investitionsrechnung verbucht werden soll. Werden Kosten der Erfolgsrechnung belastet und wurde für dieses Projekt ein Verpflichtungskredit gesprochen, so ist trotzdem eine Verpflichtungskreditkontrolle durchzuführen.

2. Beispiel: Entwicklung von Abschreibungen

Unter dem Harmonisierten Rechnungslegungsmodell 2 (HRM2) werden die Sachanlagen linear über die angenommene Nutzungsdauer abgeschrieben. Der Kanton Graubünden hat in Art. 23 FHV die anzuwendenden Nutzungsdauern festgehalten. Diese betragen beispielsweise für Hochbauten 33 Jahre und für Tiefbauten 40 Jahre. Anlagen im Bau werden nicht abgeschrieben. Unter HRM1 wurden die Sachanlagen üblicherweise jährlich noch mit 10 Prozent (degressiv) abgeschrieben.

Dieser Systemwechsel führt insbesondere bei Gemeinden, welche neu auf HRM2 umgestellt haben, dazu, dass der Abschreibungsaufwand in den meisten Fällen tiefer ausfällt als unter HRM1. Dies ist dadurch begründet, dass die Abschreibung einer Sachanlage auf eine längere Laufzeit verteilt wird. Tiefere Abschreibungen führen dazu, dass der ausgewiesene Gewinn höher ist. Nach der Umstellung der Rechnungslegung werden somit tendenziell bessere Ergebnisse gezeigt. Die Stimmbürger könnten daraus den Schluss ziehen, dass es der Gemeinde besser geht. Dieses Fazit ist aber nicht korrekt und kann zu falschen Erwartungen (Steuersenkungen) führen.

Wir empfehlen, diesen Sachverhalt bei Bedarf an der Gemeindeversammlung (Abnahme der Jahresrechnung) grafisch zu erläutern.

3. Beispiel: Vertragswesen

In einer Gemeinde bestehen viele Vertragsarten und sehr viele Verträge. Oft handelt es sich um langjährige Verträge mit jährlich wiederkehrenden Leistungen (z. B. Vermietung, Baurecht, Konzession).

Insbesondere im Rahmen einer Gemeindefusion oder bei Personalwechseln in Schlüsselpositionen besteht das Risiko, dass einzelne Verträge – und somit der Gemeinde zustehende Einnahmen – vergessen gehen.

Wir empfehlen – insbesondere nach einer Gemeindefusion – die Vertragsablage zu vereinheitlichen und ein Verzeichnis der gültigen Verträge zu führen (Art, Leistung, Laufzeit, Indexanpassung, Verantwortlichkeit usw.). Weiter empfehlen wir, alle Verträge zu digitalisieren und elektronisch für eine einheitliche Vertragsablage zu sorgen.

4. Beispiel: Bankkonten und Unterschriftsberechtigung

Vereinzelt bestehen Kassen und Bankkonten, welche nicht in der Buchhaltung der Gemeinde aufgeführt sind. Hierbei handelt es sich meist um Konten für Schulveranstaltungen oder für Forstdeposite mit wenigen Transaktionen und wenig Vermögen.

Um die Vollständigkeit der Gemeinderechnung sicherzustellen, sind alle Kassen und Bankkonten im Eigentum der Gemeinde in der Jahresrechnung zu bilanzieren. Insbesondere bei den vorgängig genannten Bankkonten bestehen oft Einzelzeichnungsberechtigungen. Dies birgt immer ein latentes Risiko von Veruntreuung der Vermögen.

Wir empfehlen, alle Kassen und Bankkonten in der Buchhaltung zu führen. Es empfiehlt sich auch, die Anzahl der Bankkonten auf das notwendige Minimum zu reduzieren und «zweckgebundene» Guthaben (z. B. Geld aus der Papiersammlung für die Schulreise) über ein Kontokorrent abzubilden.

Weiter empfehlen wir, konsequent nur Bankkonten mit Kollektivzeichnungsberechtigung zu führen.

Die Autoren

Beide Autoren dieses Artikels sind oder waren Mitglieder der Geschäftsprüfungskommission ihrer Wohnsitzgemeinde. Zusammen haben sie rund 25 Jahre Erfahrung als GPK-Mitglieder.

Fazit

Wir können Gemeinden mit mehr Ressourcen und mit einem noch breit abgestützten Fachwissen beraten und unterstützen.

Haben Sie Fragen zu diesem Artikel oder zu den Dienstleistungen für Gemeinden? Wir stehen Ihnen gerne unverbindlich für Auskünfte zur Verfügung.