Digitale Buchhaltung – keine Hexerei. Wir zeigen wie!

Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten, die Buchhaltung effizient und sicher abzuwickeln. Voraussetzung ist allerdings eine genaue Planung und Arbeitsabstimmung.

Wirkte sich die Digitalisierung bislang eher auf einfache Arbeitsschritte aus, lassen sich zunehmend auch anspruchsvolle Prozesse digital steuern und automatisieren. Gründe dafür sind die Fortschritte in Bereichen wie Sensorik, Vernetzung und künstliche Intelligenz.

Auch in der Buchhaltung lassen sich vermehrt Prozesse automatisieren. Der Vorteil: Unternehmerinnen und Unternehmern bleibt mehr Zeit, sich auf ihre Kernkompetenzen und ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Denn genau in diesen Bereichen wird der menschliche Intellekt auch in Zukunft gefragt sein.

Curia befasst sich aktiv mit diesen Entwicklungen – und schafft für Kundinnen und Kunden entsprechende Mehrwerte. Das zeigt sich am folgenden Beispiel.

Der digitale Treuhänder in der Praxis

Ein Unternehmen – ein Webshop mit zwei Vollzeitangestellten und einem Umsatz von CHF 800 000.– im Jahr – tritt an Curia heran.

In der ersten Besprechung wird die Arbeitstechnik und -teilung besprochen. Als Ziel wird definiert, möglichst schlanke und weitestgehend digitalisierte Buchhaltungsprozesse aufzubauen. Sowohl der Kunde als auch Curia sollen direkt auf die Buchhaltung zugreifen können. Konkret wird vereinbart:

• Der Kunde deckt das Tagesgeschäft mit den Debitoren- und Kreditorenprozessen ab. 
• Curia führt als Treuhänder die Lohnbuchhaltung und führt monatlich einen Review der Buchungen durch. 
• Curia erstellt quartalsweise einen Zwischenabschluss und die Mehrwertsteuerabrechnung.
• Ende Jahr erstellt Curia den Jahresabschluss.

Aufgrund der Grösse des Unternehmens und der Komplexität der Transaktionen werden digitale Tools von Swiss21. org angewendet. Hinter Swiss21.org stehen kompetente Partner wie Abacus, Peppershop, Swisscom und die St. Galler Kantonalbank. Swiss21.org hilft Schweizer Kleinunternehmen bei der digitalen Transformation mittels cloudbasierter Buchführungs-, Verkaufs- und Webshopmodule.

Einfacher verkaufen, einfacher verbuchen

Nun soll der Verkaufsprozess vereinfacht und professionalisiert werden. Dazu wird ein Webshop von Peppershop in die Website des Unternehmens integriert. Tätigt jetzt ein Kunde einen Einkauf, wird im Hintergrund ein Lieferauftrag an den zuständigen Sachbearbeiter generiert und automatisch eine Verkaufsbuchung in die Buchführungssoftware AbaNinja abgesetzt. Wird die Zahlungsart «Rechnung» ausgewählt, wird automatisch eine Rechnung per Mail versendet und in AbaNinja verbucht. Nach der Fakturierung ist es möglich, die Eingänge über AbaNinja zu überwachen und, wenn nötig, Mahnungen zu generieren.

Rechnungen automatisch begleichen

Auch der Kreditorenprozess wird neu digital durchgeführt. Zunächst werden alle Lieferanten informiert, dass Rechnungen vorzugsweise digital zugestellt werden sollen. Treffen noch Rechnungen in Papierform ein, werden diese eingescannt und in AbaNinja importiert. Die Applikation erkennt die wichtigsten Bestandteile der Rechnung wie Lieferantenanschrift, Belegdatum, Betrag und MWST. Der Anwender muss nur das Zahlungsdatum und die Kontierung ergänzen. Dabei lernt das Programm: Trifft wieder eine Rechnung vom gleichen Lieferanten ein, wird die letztmalige Kontierung übernommen. Nach Freigabe der Rechnung kann ein Zahlungsfile generiert werden, das via automatischen Bank-Gateway ausgelöst oder manuell zur Zahlung in das E-Banking importiert werden kann.

Zudem: Statt aufwendig alle Quittungen zu sammeln und aufzubewahren, benutzt der Kunde nun AbaClik. Mit dieser App lassen sich Quittungen mittels Smartphone fotografieren und automatisch verbuchen.

Synchronisierbar und entwicklungsfähig

Damit der Treuhänder die periodischen Aufträge wie Reviews, MWST-Meldungen, Lohnzahlungen, sowie Quartals- und Zwischenabschlüsse durchführen kann, wird bei Curia AbaNinja mit der professionellen Buchhaltungssoftware Abacus synchronisiert. Nun kann der Kunde das Tagesgeschäft im anwenderfreundlichen AbaNinja erledigen, während dem Treuhänder die für ihn notwendigen Funktionen in Abacus zur Verfügung stehen.

Das Zusammenwirken von Kunde und Treuhänder sowie von Abacus und den Tools von Swiss21.org erlaubt es, die Buchführung kostengünstig und zeitsparend zu erledigen. Ein weiterer grosser Vorteil ist die Skalierbarkeit des Systems. Alle Applikationen von Swiss21.org lassen sich bei Wachstum des Unternehmens in grössere Anwendungen umwandeln. So kann das Wachstum des Unternehmens ohne tiefgreifenden Systemwechsel sichergestellt werden.

Praxisbeispiel «Der digitale Treuhänder in einem Start-up»

Ein junges Unternehmen möchte sich auf sein Kerngeschäft im Dienstleistungssektor konzentrieren. Der eigene Aufwand in Sachen Buchhaltung soll so gering wie möglich gehalten werden. Die administrativen Buchführungs-, Lohn- sowie Steueraufgaben sollen darum dem Treuhänder anvertraut werden. Curia erarbeitet mit dem Kunden nun schrittweise die folgende Lösung.

Die Finanzbuchhaltung

• Der Kontenplan, erstellt nach Vorgaben des Schweizer Kontenrahmens für KMU, wird nach den Wünschen des Kunden mit zusätzlichen Konten ergänzt. Gleichzeitig werden die MWST-Codierungen überprüft und vervollständigt.
• Da buchhalterisch spezielle Auswertungen gefordert sind, werden zusätzlich zur Finanzbuchhaltung Kostenstellen eröffnet.
• Im operativen Betrieb gelangen die meisten Transaktionen über die Nebenbücher in die Finanzbuchhaltung. Die übernommenen Zahlen werden vom Treuhänder kontrolliert und jeweils per Ende Monat abgestimmt.
• Zur einfacheren Verarbeitung gewährt der Kunde dem Treuhänder einen direkten Zugriff mit Leserechten auf seine Hausbank. Dem verantwortlichen Mitarbeiter des Start-ups wird im Gegenzug ein AbaWeb-Zugang eingerichtet, damit er sich jederzeit ein Bild von den aktuellen Zahlen machen kann.

Die Kreditorenbuchhaltung

• Die Lieferantenrechnungen werden durch den Kunden formell und materiell auf ihre Richtigkeit geprüft. Anschliessend werden die Fakturen beim Kunden eingescannt und über eine Datencloud dem Treuhänder zur Verfügung gestellt.
• Die PDF-Rechnungen werden beim Treuhänder in die Abacus-Kreditorenbuchhaltung importiert und anschliessend verarbeitet.
• Die erfassten Rechnungen werden auf die Kontierung geprüft und kollektiv elektronisch visiert.
• Im Zweiwochenrhythmus wird mit den fälligen Rechnungen ein Zahlungsauftrag erstellt, welcher anschliessend direkt als XML-File ins E-Banking des Kunden übermittelt wird.
• Der Kunde prüft die Aufträge und gibt diese anschliessend zur Zahlung frei.

Die Debitorenbuchhaltung

• Wie bei jedem Neuunternehmen sind der Kundenkreis und die Anzahl der zu schreibenden Rechnungen in der Anfangszeit noch klein und überschaubar. Die Fakturen werden darum mittels Produkten von Microsoft Office geschrieben.
• Die fertigen Rechnungen werden in die AbaNinja-Plattform hochgeladen oder in der Debitorenbuchhaltung von Abacus erfasst. Die Zahlungseingänge und das Mahnwesen können in beiden Varianten mit den entsprechenden Tools bequem überwacht werden.
• Dank der bestehenden Schnittstellen können die Transaktionen in die Abacus-Finanzbuchhaltung übernommen werden.

Das Lohnwesen

• Die Löhne werden über die Abacus-Lohnbuchhaltung verarbeitet. Dabei können die Monatslöhne sowie die Sozialabzüge gemäss Gesetz und den abgeschlossenen Versicherungspolicen (Pensionskasse, Unfall, Krankentaggeld) in den Stammdaten hinterlegt werden.
• Bei den monatlichen Lohnläufen können nun allfällige variable Komponenten wie beispielsweise Stundenlöhne oder effektive Spesen mitberücksichtigt werden.
• Der fertige Lohnlauf wird zum Schluss wieder per XML-File ins E-Banking-Portal des Kunden hochgeladen, wo dieser den Auftrag visiert.
• Ende Jahr können die für die Schlussabrechnungen der Sozialversicherungen notwendigen Auswertungen aufbereitet und die Lohnausweise für die Mitarbeiter praktisch auf Knopfdruck den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Die Spesen

• Die mit der Arbeit entstehenden Auslagen der Mitarbeiter werden persönlich mit der modernen AbaClik-App verarbeitet. Dabei werden die Spesenbelege mit dem Smartphone fotografiert und mit zusätzlichen Infos ergänzt. Abschliessend werden die Belege direkt mit der Lohnbuchhaltung synchronisiert.
• Die Rückzahlung der vorgeschossenen Auslagen erfolgt jeweils mit den monatlichen Lohnauszahlungen.
• Die Urbelege können bei Bedarf in Abacus eingesehen werden.

Die MwSt-Abrechnung

• Die MWST-Steuerverwaltung verlangt zunehmend, dass die MWST-Abrechnungen über das SuisseTax-Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung des Bundes eingereicht werden.
• Mit der Abacus-Finanzbuchhaltung ist dies einfach umsetzbar: Die vom Treuhänder kontrollierte MWST-Abrechnung kann als XML-File ins Portal der Steuerverwaltung hochgeladen werden.
• Aufgrund verschiedener Berechtigungseinstellungen kann der Kunde die MWST-Abrechnung einsehen, kontrollieren und anschliessend definitiv der Abteilung MWST übergeben.

Fazit

Unternehmen erhalten mit dem digitalen Treuhänder ein Instrument, das sich flexibel auf die Grösse und die Anforderungen des Unternehmens abstimmen lässt. Die definierten Abläufe können zudem jederzeit und schnell geändert werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Software monatlich gemietet werden kann. Mit Ausnahme der Einrichtungsarbeiten fallen somit keine Anfangsinvestitionen beim Kunden an. Mit den Tools von Swiss21.org, mit der professionellen Abacus-ERP-Lösung oder mit den Tools und der Abacus-ERP-Lösung im Verbund lässt sich die Buchhaltung massgeschneidert und bereits weitgehend automatisiert erledigen.